芝浦工大、教職員の事務作業低減のためNotionを活用 ～教育・研究時間の増大へ、“教職協働”で業務変革～
Notion Labs Japan合同会社、学校法人 芝浦工業大学
Notion Labs Japan合同会社(所在地：東京都、ゼネラルマネジャー：西 勝清)と学校法人 芝浦工業大学(所在地：東京都江東区、理事長：鈴見 健夫)は、同法人がコラボレーションソフトウェア「Notion」を導入し、業務依頼や申請・手続き、会議連絡などの事務作業を効率的に行える環境を構築したことを発表いたします。“教職協働”で構築した本環境は、全学部の約700名の専任教職員が活用しており、事務作業の負担低減に効果を発揮しています。
同法人が設置・運営する芝浦工業大学は技術革新の進展の速さに対応しながら工学技術者を養成できるよう、2024年4月に工学部の組織改編(改組)を実施。従来の学科制による教育から、より柔軟に分野横断教育が行える課程制へと教育プログラムを刷新しました。そして日本最大規模となるこの改組を成功に導くため、同法人では教職員15名をメンバーとした「業務効率化・DX推進プロジェクト」を2023年2月に発足しました。
■教員の教育・研究時間確保に向けた取り組みを開始
本プロジェクトの目的は、教員の事務作業対応の工数を削減し、教育・研究時間を捻出することです。国が2024年5月に発表した調査結果*によると、大学教員の約8割が研究時間の不足を認識していることが明らかになったことに加え、芝浦工業大学が行った学内調査でも、教育・研究以外に教員の多くの時間が割かれていることが判明しました。そこで、業務依頼や申請・手続き、会議連絡などの事務作業を効率的に行える環境を構築するため、“教職協働”で取り組みを開始しました。
芝浦工業大学ではさまざまなツールを比較検討した結果、メールやチャット、学内システムに替わるツールとして、高い汎用性やデータベース機能を持つNotionを導入しました。内製システムの構築も検討しましたが、Notionであれば事務作業を行う環境をノーコードで構築でき、同時に教員や職員からの意見をプロジェクト側で容易に反映できることも導入の決め手になりました。
■Notionで教職員間の依頼業務を効率化
芝浦工業大学では、大学の学部改組に合わせて2024年4月から工学部でNotionを先行導入し、現在は全学部の約700名の専任教職員を中心に利用しています。職員から教員への業務依頼をNotionに一元化。データベース機能を活用して教員が依頼を簡単に確認できる仕組みを構築し、対応すべき依頼を一目で把握できる環境を整備しました。また、依頼方法もNotionのデータベースを活用し標準化したことで、依頼内容を容易に把握できるようになりました。NotionのWiki機能を使い、申請や手続き制度の集約や教職員情報の見える化も実現しています。
今後は、Notionに集約されたデータを分析しさらなる業務改善を目指すとともに、「Notionサイト」による新入生向けの情報発信など、Notionを活用したタスク・情報管理を推進していく方針です。
■学校法人 芝浦工業大学
「業務効率化・DX推進プロジェクト」メンバー 鈴木 洋(すずき・ひろし)のコメント
我々のプロジェクトが目指す「教職員の事務作業の負担を低減し、教員の教育・研究時間を捻出する」という目標に対してNotionは最適なソリューションでした。
教員側が対応すべき依頼を一目で把握できるだけでなく、職員側もNotionのアナリティクスを見れば教員の閲覧状況を把握できるため、繰り返しの依頼や説明をする必要がなくなり、お互いの負担が軽減できました。また、全部署の依頼の一元化によって、業務の重複や課題が浮き彫りとなり、積極的に整理・統廃合を進める計画です。
加えて、Notion活用のベストプラクティスを学内で共有することや、情報の見える化を推進し、さらなる業務改善を図っていきます。
■Notion Labs Japan合同会社
ゼネラルマネジャー 西 勝清(にし・かつきよ)のコメント
組織改革という重要な節目にNotionを導入いただいたことを大変光栄に思っています。Notion活用により、教職員間の各種業務が一元化され教員の方々の教育・研究時間を捻出できる環境が整備されたことは、他の教育機関の参考になる先進的な取り組みだと思います。また、教育機関特有の課題に対してもNotionが有効であることが証明されたことは、私たちにとっても大きな自信になりました。今後も、より多くの用途に活用いただけるようさらなる機能拡充に努めてまいります。
*(出典)文部科学省 科学技術・学術政策研究所, 科学技術の状況に係る総合的意識調査(NISTEP定点調査2023), NISTEP REPORT No.201, 2024年5月
■芝浦工業大学について
工学部／システム理工学部／デザイン工学部／建築学部／大学院理工学研究科
https://www.shibaura-it.ac.jp/
理工系大学として日本屈指の学生海外派遣数を誇るグローバル教育と、多くの学生が参画する産学連携の研究活動が特長の大学です。東京都(豊洲)と埼玉県(大宮)に2つのキャンパス、4学部1研究科を有し、約9,500人の学生と約300人の専任教員が所属。2024年には工学部が学科制から課程制に移行。2025年にデザイン工学部、2026年にはシステム理工学部で教育体制を再編し、新しい理工学教育のあり方を追求していきます。創立100周年を迎える2027年にはアジア工科系大学トップ10を目指し、教育・研究・社会貢献に取り組んでいます。
■Notionについて
Notionは、ドキュメントの作成・共有、プロジェクトの管理、ナレッジの整理、すべてが一箇所で実現できるコネクテッドワークスペースです。ユーザーは美しいドキュメント、ロードマップ、ナレッジベースなどを作成、カスタマイズすることができ、チームの生産性向上、コラボレーションの促進・強化、チームでの働き方の改革を加速化させます。Notionは次世代のスタートアップから大企業まで、世界中で最高のチームを支えています。日本でもトヨタ自動車社や三菱重工社、サイバーエージェント社、セプテーニ社といった大手企業への導入が進み、信頼を得ています。
https://www.notion.so/ja-jp
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