両備システムズ「公開羅針盤V4文書管理」と電子契約・電子公印サービスの「GMOサイン」が連携～契約事務・処分通知のワンストップ化により業務効率化を支援～
株式会社両備システムズ
株式会社両備システムズ(本社：岡山県岡山市、代表取締役社長：松田 敏之、以下 当社)は、当社が提供する自治体向けシステム「公開羅針盤V4(ブイフォー)」の文書管理システムのオプションサービスとして、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社(本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：青山 満)が提供する電子契約サービス「GMOサイン行革DX 電子契約」、及び電子公印サービス「GMOサイン行革DX 電子公印」との連携機能を2025年5月より提供開始いたしました。
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「公開羅針盤V4文書管理」と 電子契約・電子公印サービスの「GMOサイン」が連携
GMOサインの電子契約サービスと連携することで、公開羅針盤V4の文書管理システムからGMOサインへ契約書PDF等のアップロード、および契約完了後の契約書の確認が可能となります。また、GMOサインの電子公印サービスと連携することで、処分通知等(行政機関が発行する法令等に基づく通知文書)に首長等の職責を記載した当事者型電子署名を付与して電子交付することが可能となります。これらの連携機能は文書管理システムがインターネット環境に構築されている場合だけでなく、LGWAN環境に構築されている場合でも利用可能です。
■背景
近年、官公庁・自治体では2019年に内閣府が策定した「行政文書の電子的管理についての基本的な方針」や2020年に総務省が策定した「自治体デジタル・トランスフォーメーション(DX)推進計画」に基づき行政文書の電子化が進んでいます。あわせて、自治体の契約業務についても、地方自治法施行規則が改正されたことや働き方改革・業務効率化が求められる昨今の社会情勢の変化を受け、電子契約サービスの利用が急速に進んでいます。
当社では自治体専用システムとして「公開羅針盤V4」シリーズを展開しており、そのうち文書管理システムについては「文書事務の効率化・省力化を図ることでより住民サービスに注力いただけること」をコンセプトに提供しています。
一方、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社は、第三者機関による認証制度や法令への準拠等を通じ、利便性と安心・信頼を兼ね備えた電子契約サービス、及び電子公印サービスを提供しています。
2社のシステムを連携することで、自治体での契約業務における文書の起案・決裁処理や契約締結まで一連の作業をワンストップに電子化することが可能です。また、連携する文書が処分通知等の場合、電子交付することも可能となります。従来の紙での処分通知から電子交付に変化することで、契約事務以外でも印刷や郵送にかかる時間や手間を削減することが可能となります。これらにより、自治体DXのほか、業務効率化・省力化をさらに推進します。
■内容
＜連携内容＞
文書の決裁完了から契約締結まで、以下の3つの連携を行います。
○アップロード連携
文書管理システムにて作成された起案文書について、決裁完了後に施行処理を行うことにより添付された契約書PDFをGMOサインへ自動アップロードします。また、契約書PDFとあわせて、契約案件名、相手方、契約/取引金額、契約/取引日等の契約案件を管理する上で必要な項目を連携することも可能です。
○取消連携
アップロード連携にてアップロードされた情報が誤っている場合、文書管理システムから再施行処理を行うことでGMOサインに登録された契約案件を破棄することが可能です。既に契約が締結済みの場合は再施行処理が実施されないよう制御します。
○ダウンロード連携
相手方が署名した契約書PDFをGMOサインから文書管理システムへダウンロードし、保管することが可能です。文書管理システムに保管した契約書PDFは、文書管理システムにおいて標準搭載されている全文検索機能を用いて検索を行うことが可能です。
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従来の紙と本サービスの比較イメージ
＜主なメリット＞
以下4点の特長があります。
(1) ファイル移動作業が不要になることで省力化・事故防止
決裁された契約書PDFを、施行処理と同時にGMOサインへアップロードできます。文書管理システムから契約書をダウンロードし、GMOサインへ再度アップロードするといったファイルの移動作業を省略できます。また、決裁された契約書PDFと異なるファイルをアップロードする事故を防止できます。
(2) 契約案件名等を複数回入力不要で誤入力も防止可能
契約書PDFのほか、契約案件名や相手方等の項目についても文書の情報として入力しておくことでGMOサインへ自動登録します。これにより、文書管理システムで入力した内容を再度GMOサインに入力し直す手間を省略します。また、再入力時に内容の誤りが発生することを防ぎます。
(3) 原本や証明書等の一元管理が可能
データ同期機能により、GMOサインで変更された契約書を文書管理システムへダウンロード可能です。署名済みの契約書やGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が発行する電子契約締結証明書を、文書の添付ファイルとして自動登録することも可能です。これにより、契約に関する内容を文書管理システムにて一元管理できます。
※原本ファイルのダウンロード機能は文書管理システムとGMOサインが同一セグメントから利用できる場合のみ利用可能です。
(4) 当事者型電子署名を付与することで処分通知も電子化
GMOサインへ文書をアップロード連携する際に、文書管理システムの施行処理にて署名方法として当事者型電子署名(実印タイプ)を選択できます。実印タイプでアップロードされた文書には、GMOサインの電子公印サービスで公印の代わりに首長等の職責を記載した電子証明書が付与され、処分通知等のデジタル化の要件を満たした電子交付ができます。
■今後の展望
＜販売目標＞
当該連携提供により、文書管理システムが120団体(現在53団体、新規67団体)稼働し、内50団体へ電子契約サービス連携を導入予定(2029年末迄)
■公開羅針盤シリーズについて
『公開羅針盤』シリーズは、自治体様の運用に特化した内部情報システムです。長年にわたり自治体業務を支援してきた実績を活かし、組織に合った働き方改革をご提案します。文書管理システムでは、庁内で発生する文書のライフサイクルを一元管理し、発生・決裁・保管・保存・廃棄処理をトータルでサポートします。
URL：
https://service.ryobi.co.jp/public_solution/gv-document-management
■GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社 会社概要
本社所在地：東京都渋谷区桜丘町26-1 セルリアンタワー
設立日 ：1993年12月
資本金 ：9億1,690万円(2023年12月末現在)
代表者 ：代表取締役社長 青山 満
上場市場 ：東京証券取引所プライム市場
事業内容 ：クラウドホスティング及びセキュリティサービスを
中核とした各種インターネットソリューションの開発・運用
コーポレートサイト：
https://www.gmogshd.com
■株式会社両備システムズ 会社概要
本社所在地：岡山県岡山市北区下石井二丁目10-12
杜の街グレースオフィススクエア4階
代表者 ：代表取締役社長 松田 敏之
設立 ：1969年12月
資本金 ：3億円
事業内容 ：公共、医療、社会保障分野および民間企業向け情報サービスの提供
(システム構築、アウトソーシング事業)、ソフトウェア開発、
データセンター事業、ネットワーク構築サービス、セキュリティ事業、
ハードウェア販売および保守サービス、AI・IoTなど先端技術研究開発
コーポレートサイト：
https://www.ryobi.co.jp/
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