業務改善を目指す現場の職員によって、自発的に発足した「事務DXチーム」が「DX・AI推進課」に発展～ noteでプロセスや実践事例を公開。他大学との学び合いも ～
学校法人大阪経済大学
大阪経済大学（学長：山本俊一郎/所在：大阪市東淀川区）は、職員が中心となってDXやAIを活用した事務業務の改善に取り組む新たな部門「DX・AI推進課」を、2025年5月より設置しました。
大阪経済大学では、2024年5月、職員が「事務DXチーム」を自発的に立ち上げ、業務改善に継続して取り組んできました。その取り組みが、2025年5月に「DX・AI推進課」へと発展しました。
「note」を活用したプロセスも含めた実践例の公開も行っており、これをきっかけとした、他大学や他機関との学び合いや交流も生まれています。事務のDX化とAI活用による各部署の業務効率化だけでなく、職員の働き甲斐にもつながっています。
これまで「事務DXチーム」は、新しいシステムを導入するのではなく、現在学内で使用しているMicrosoft365アプリやMicrosoft Copilotなど、普段使用しているツールを活用して業務改善を推進してきました。事務作業を簡単に効率化する方法などもメンバーがnoteでプロセス含めリアルタイムに発信しています。
≪取り組み事例≫
・ 各部署の声をもとに、課題解決やアイデアの実現を目指す「やってみようプロジェクト」
・ AIが自動回答するチャットボットをCopilot Studioを使用して作成
・ Power Automate、OneDriveを活用し、AIで高精度の議事録を作成
・ Microsoft Listsを使って公文書処理を効率化
・ Teamsチャットで一斉送信する方法を公開
また、週1回、各部署を訪問しヒアリングをすることで、課題や改善点の掘り起こしを行っています。
その際「DX・AI推進課」では、課題に必要以上に高度な仕組みを作るのではなく、「誰でも理解できて、誰でも管理できる仕組み」を提案し、各部署で事務DX化・AI活用の推進ができるよう心がけています。
≪大阪経済大学 「DX・AI推進課」職員 浅田直哉のコメント≫
DXは特別なスキルを持つ人だけが担うものではなく、誰もが関われる取り組みです。だからこそ私たちは、従来のやり方にとらわれず、「わかりやすさ」と「親しみやすさ」を大切にしながら進めてきました。これからも現場に寄り添い、周囲を巻き込みながら、一緒にDXを実現していきたいと考えています。
このリリースで参照されている、Microsoft、その他のマイクロソフト製品およびサービスは、米国およびその他の国におけるマイクロソフトの商標または登録商標です。
取り組み事例の詳細
■ 各部署の声をもとに、課題解決やアイデアの実現を目指す「やってみようプロジェクト」
https://note.com/oue_dx/n/nfd965c4a16f3
職員が抱える「こうしたい！」「こう変えたい！」「こうありたい！」という思いを実現するための取り組み。事務組織内で完結する小さな課題や素朴な疑問、アイデアを広く募集し、実現に向けた検討を行う。検討開始から完了までの期間は「3ヶ月以内」とし、スピード感を持って対応する。若手、初心者、ベテランそれぞれの目線を活かし、組織全体の成長を促進する。
具体的な目的
・全ての職員にとって働きやすい職場環境をつくる
・誰もが平等に意見を発信し、チャレンジ出来る風土にする
・部署や世代を超えたコミュニケーションを大切にして多様なアイデアを創発する
■ AIが自動回答するチャットボットをCopilot Studioを使用して作成
https://note.com/oue_dx/n/nd57ab435fe00
学生からよく寄せられる質問に対応するチャットボットをCopilot Studioを使用して30分程度で作成。
■ Power Automate、OneDriveを活用し、AIで高精度の議事録を作成
https://note.com/oue_dx/n/n337f71599826?sub_rt=share_sb
Power Automate、OneDriveを活用し、AIで所定の様式に沿った議事録を自動作成。
主要な会議体での導入を進めている。
■ Microsoft Listsを使って公文書処理を効率化
https://note.com/oue_dx/n/n838b110207b5?sub_rt=share_sb
紙を用いた業務フローをMicrosoft Listsを使って電子化。
処理時間はこれまでの半分以下に短縮。大幅な業務改善を実現。
■ Teamsチャットで一斉送信する方法を公開
https://note.com/oue_dx/n/n05693020d503?sub_rt=share_sb
標準機能ではできないTeamsチャットの一斉送信方法をわかりやすく紹介。
大阪経済大学
▼本件に関するお問い合わせ先
大阪経済大学 企画・総務部 広報課
住所：大阪府大阪市東淀川区大隅2-2-8
TEL：06-6328-2431
E-mail： kouhou@osaka-ue.ac.jp
プレスリリース提供：PR TIMES
記事提供：PRTimes
