三ツ星ベルト株式会社が、WEB招待状ヨブナラで海外ゲストの招待イベントで業務効率化を実現
株式会社ココチエ
- 招待状の英語対応も受付の混雑解消も実現 -
株式会社ココチエ（所在地：東京都港区 / 代表取締役：糸島 求一）は、WEB招待状ヨブナラを三ツ星ベルト株式会社様に導入いただき、同社のイベント招待業務における効率化とコスト削減を実現されたことをお知らせいたします。
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三ツ星ベルト株式会社様では、4年に1度、国内外の重要なクライアントをお迎えするイベントを開催されています。このイベントへのゲストの招待業務は、従来の紙の招待状を利用しており、3つの課題をお持ちでした。
課題１.：海外ゲストへの対応
海外クライアントを迎えるイベントのため、日本語と英語、中国語の3パターンの紙の招待状を作成していました。招待状の多言語対応はグローバル企業として不可欠である一方、海外の多拠点と連携し、それぞれの言語に合わせたテキストの用意、チェック、入稿作業など、言語数分のバリエーションに対応する必要があり、招待状の準備に時間と労力を大きく要していました。
また、紙媒体の性質上、一度内容を確定すると変更が難しく、詳細情報については招待状に記載せず、別途パンフレットの作成や、各拠点のスタッフが個別にゲストへ連絡する方法を取っていました。
課題２.：受付の混雑
紙の招待状で招待していた時の受付では、すべて人力で、ひとりひとりのゲストのお名前を伺い、ゲストの確認作業を行っていました。そのため、ゲストの方の言語に合わせて、それぞれ窓口を設けて受付対応せざるを得ませんでした。
その結果、特に来場者が集中する時間帯には受付が滞り、お客様をお待たせしてしまう状況が発生していました。
課題３.：手間とコスト
従来の招待業務は、参加者リストの作成、招待状の印刷、封入、そして郵送といった一連の地道な手作業が大きな手間となり、1イベントあたり担当者約5名もの工数を要していました。
さらに、印刷代や郵送費を含めると招待のご案内だけでかなりのコスト負担となっていました。マニュアル業務からの脱却による効率化と費用削減が課題となっていました。
これらの課題を解決するため、三ツ星ベルト株式会社様はWEB招待状サービスを検討。
他社サービスとの比較において特に重視されたのは、ヨブナラの「QR受付」機能と、海外ゲストへの対応を可能にする「招待状の英語対応」機能の存在でした。
これらのイベントに必要な機能を備えながら、また前後の招待業務全体のプロセスをカバーする機能を保持していることで一連の招待業務を効率化できることが決め手となりヨブナラの導入が決定しました。
ヨブナラ導入後、三ツ星ベルト株式会社様はイベント招待業務をデジタル化し、前述の課題を改善することに成功されました。
成果１.：2言語対応と招待状リンク共有で、グローバル業務を効率化
ヨブナラの日本語・英語対応機能、WEB招待状ならではの「リンク1つで共有できる仕組み」により、特に海外からのゲストへの案内の手間がなくなりました。これまで各言語に合わせた招待状を国ごとに印刷・発送していた作業が不要になり、担当者の負担も軽減されました。
また、招待状内にイベント詳細情報を織り込むことが可能となり、変更があっても、スピーディーかつ柔軟な対応ができるようになりました。
成果２.：受付の効率化
QRコード受付機能の導入により、イベント当日の受付作業は飛躍的にスムーズになりました。
紙の出席者リストによる人力のお名前の確認が不要となり、
運営担当者の負担と来場者の待ち時間が大幅に解消されました。
これにより、限られた人的リソースを他の重要なイベント運営業務に集中させることが可能になりました。
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名札にQR受付コードを印刷し、受付を効率化
成果３.：手間とコストを同時に削減
従来の招待業務では、約300通分の紙の招待状の作成にデザイン費や郵送費などを含め招待状全体で多くのコストを要していました。
ヨブナラの導入により紙の招待状の印刷・封入・発送が不要となり、当初の紙の招待状利用時と比較し、コストカットを実現しました。
このコスト削減と並行して、招待状作成から送付、受付対応にかかっていた時間は1イベントあたり約10時間も削減され、担当者の工数負担が軽減されました。
三ツ星ベルト株式会社様は、ヨブナラを導入されたことで、複雑だった国際イベントの招待業務をデジタル化し、手間とコストを同時に削減し、グローバルな対応力の両面で大きな進化を遂げられました。
今後もヨブナラは、多忙なビジネスシーンにおける業務効率化と、企業のイベント価値向上に貢献してまいります。
WEB招待状ヨブナラについて
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WEB招待状ヨブナラは、従来の紙の招待状をデジタル化し、ゲストを招待するプロセスを効率化するWEBサービスです。
紙の用意が一切いらず、招待状に関わるあらゆる工程をオンラインの管理画面上で完結することができます。紙の招待状に伴う手間やコストを大幅に削減し、主催者はより効率的かつ環境にも配慮した形でイベントやパーティーを開催できるようになります。
個人で利用する同窓会や誕生日会から、企業や団体が主催するゴルフコンペやレセプションパーティー、社員総会まで、多様なシーンでご利用いただいております。
■各種概要
・プロダクト名 ：WEB招待状ヨブナラ
・公式サイト ：
https://yobunara.com
・X ：
https://x.com/yobunara_com
・YouTube ：
https://www.youtube.com/@yobunara
・Instagram ：
https://www.instagram.com/yobunara_com/
■会社概要
・社名 ：株式会社ココチエ
・住所 ：東京都港区南青山5-13-1 プレファス南青山3F
・代表 ：糸島求一
・創業年：2013年
・会社HP ：
https://kokochie.co.jp/
・サービス ：WEB招待状ヨブナラ
プレスリリース提供：PR TIMES
記事提供：PRTimes
