「シフト管理はなぜ現場に定着しないのか？9社が語った「失敗の共通点」と解決策──第1回R-Shiftユーザー会で見えた3つの改善ポイント」
オーエムネットワーク株式会社
～システム管理者・推進リーダー必見！ユーザー同士の交流から生まれた、運用改善と新機能開発のヒント～
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シフト管理システム「R-Shift」を提供する弊社は、この度、初となる「第1回 R-Shiftユーザー会」を開催いたしました。当日は、スーパーマーケット（2社）、飲食業（2社）、サービス業（2社）、各種専門店（3社）と多岐にわたる業種から、計9社・19名のシステム管理者および推進リーダーの皆様にご参加いただきました。2000店舗を運用する企業や、5年以上利用いただいている企業様など様々な角度で各社が抱える運用上の課題や成功事例を共有し、ユーザー同士のアドバイスを通じて解決の糸口を見つけるとともに、開発陣へ直接要望を届ける熱量の高い場となりました。本レポートでは、当日の様子や参加者のリアルな声をお届けします。
「他社のR-Shift活用事例を聞きたい」「もっと上手く運用している人の生の声を知りたい」。 日頃からユーザーの皆様より寄せられていたそんな声にお応えすべく、今回のユーザー会は企画されました。
近年、AIの普及などにより「シフト作成はもっと簡単にできるはず」という期待が高まっています。しかし、実際の現場では「慣れ親しんだ従来の方法を変えることへの高いハードル」が存在します。さらに、R-Shiftは多機能であるがゆえに、「設定項目を理解するのが大変」「マニュアル作成に着手できていない」といった理由から、「店舗にシステムが浸透しない」「運用が上手くいかない」という共通の悩みを抱える企業が少なくありませんでした。
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今回のユーザー会では、単なる機能説明ではなく、参加企業同士で日々の課題や成功事例を共有し、より効果的な活用法を共に見つけ出すことを目的に、以下のプログラムを実施しました。
1. リアルを語り合う「シフトーク」
グループごとに分かれ、各社が抱える現状の悩みや課題、運用上の工夫を赤裸々に共有し合いました。「店舗になかなか浸透しない」「マニュアル化が難しい」といった共通の壁に対し、他社のリアルな運用事例や打開策を聞くことで、自社の運用設計を見直すための大きなヒントを得る時間となりました。また、同じ悩みを持つユーザー同士が深く語り合うことで、企業間の枠を超えた強いつながりが生まれる熱量の高いセッションとなりました。
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2. 開発陣へ直接届ける「リクエストツリー」
模造紙と付箋を使って、R-Shiftに対する「こんな機能が欲しい」「ここを改善してほしい」というアイデアを自由に出し合うワークショップを実施しました。付箋でいっぱいになった模造紙をもとにグループ内で議論を交わし、最も要望の高い意見を2つに厳選。その後、各グループから同席している開発担当者へ向けて、その場で直接要望を打診（プレゼン）していただきました。現場のリアルな声と開発陣が直接ぶつかり合う、まさに「共創」を体現するプログラムとなりました。
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3. ユーザーと共に描く「シフト管理の未来」
プログラムの終盤では、弊社から「R-Shiftが目指している未来のビジョン」を参加者の皆様へ共有させていただきました。足元の課題解決にとどまらず、これからのシフト管理がどう進化していくのか、そしてR-Shiftがどのような価値を提供していくのか。その未来像をユーザー様と同じ目線で確認し合う、非常に意義深い時間となりました。
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本ユーザー会でのリアルな対話を通じて、多くの企業が共通してぶつかる壁と、それを乗り越えるためのヒントが浮き彫りになりました。
１.「機能習得」ではなく「運用設計」
多機能なR-Shiftを導入する際、多くの企業がつまずくのは「機能の使い方」ではなく、「どう運用するか」という点でした。立ち上げに成功している企業ほど、最初からすべての機能を完璧に使おうとするのではなく、「まずは最低限の機能でスモールスタートする」「自社の業務フローに合わせて設定をシンプルに削ぎ落とす」など、現場の店舗スタッフが迷わないための『運用設計』に注力していることがわかりました。
２.マニュアルより「現場同士の共有」が効く
「詳細なマニュアルを作っても現場に読まれない」というのは、参加企業に共通する深い悩みでした。一方で浸透に成功している企業は、マニュアルに頼り切るのではなく、あえて泥臭い人海戦術を重視しています。「本部担当者による店舗ラウンドを通じた運用チェックと直接のヒアリング」や、「リアルな店長会などの場を設け、現場同士で『うちの店ではこうやって工夫しているよ』とやり方を共有し合う」ことが、システム定着の最短ルートであることがわかりました。
３.「本部のための管理」ではなく「現場のための効率化」を伝える
新しいシステムに対する「アレルギー反応」の多くは、「本部から新しい業務（管理）を押し付けられた」という現場の誤解から生まれます。上手く定着させている企業は、システム導入の目的を「本部の労務管理や集計のため」ではなく、「店長のシフト作成の負担を減らすため」「改善できる部分を見える化し、より働きやすい環境を作るため」と、徹底して『現場のメリット』に変換して伝えていました。「現場がラクになる」という実感を持たせることが、現場の自発的な利用を促す最大の鍵であると、多くの参加企業様が実感されていました。
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終了後のアンケートでは、参加者の皆様から非常に高い満足度とポジティブな評価をいただきました。
【定量的な成果：数字が物語る高い満足度】
・「グループディスカッションで活発に意見交換ができた」：100％がポジティブ評価
（4段階評価：3が7名、4が5名）
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・「他社との情報交換は、自社の運用に役立ちそうだと感じた」：100％がポジティブ評価
（4段階評価：3が7名、4が5名）
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・「社内の他拠点や知り合いにもすすめたい」：100％がポジティブ評価
（4段階評価：3が10名、4が2名）
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【参加者からの生の声】
アンケートの自由回答では、「さまざまな気遣いや工夫をしていただいており、とても良い時間だった」「アクセスも良く、雰囲気の良い会場だった」といった、運営側のサポート体制や場の雰囲気を評価する温かいお声を多数頂戴しました。一方で、「個人的には同業の方ともっとお話ができればよかった」「開始時間帯はもう少し早くからでも良いかなと感じた」といった次回への期待が込められたリアルなご意見もいただいております。
すぐにすべての悩みが解決するわけではありませんが、同じシステムを使うユーザー様同士が現場のリアルな悩みに共感し合い、前向きな意見交換の輪が広がったことは、運営側にとっても今後の確かな手応えを感じる結果となりました。
今回の第1回ユーザー会を通じて、現場で実際にシステムを運用されている皆様の「生の声」こそが、サービスの成長において何よりの財産であると改めて実感いたしました。
アンケートにて「同業の方ともっと深い運用のお話をしたかった」という貴重なご意見をいただいたことを受け、次回は「業界に特化したユーザー会」の開催を計画しております。業界特有のシフトルールや現場の悩みにフォーカスすることで、より解像度が高く、明日からすぐに自社で実践できるノウハウを共有できる場を提供していく予定です。
また、ワークショップ「リクエストツリー」で皆様から直接いただいた熱いご要望は、決してその場限りにせず、開発チームと密に連携して今後のR-Shiftの機能改善・ブラッシュアップへと積極的に組み込んでまいります。R-Shiftは単なるシフト管理ツールを提供するにとどまらず、ユーザーの皆様と一緒にシステムを育てていく「共創型」のサービスでありたいと考えています。
これからも「現場にシステムが浸透しない」「運用が定着しない」というリアルな課題に寄り添い、現場の皆様が本来の業務に集中できる環境づくりを強力にサポートしてまいります。次回のユーザー会、そして皆様の声を取り入れてさらなる進化を遂げるR-Shiftに、ぜひご期待ください！
会社名：オーエムネットワーク株式会社
所在地：新潟県新潟市中央区
代表取締役：山岸真也
事業内容：業務システム開発、シフト管理システム「R-Shift」
提供Web：
https://www.omnetwork.co.jp/
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