備品発注の事務作業、最も時間がかかること1位は「見積・発注の書類作成」。発注トラブルの経験とは？

株式会社NEXER

備品発注の事務作業、最も時間がかかること1位は「見

株式会社NEXER・職場の"備品購入の事務作業負担"に関する調査

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■職場の"備品購入の事務作業負担"に関する実態調査
オフィスでは、ボールペンやコピー用紙、トナーカートリッジなど、さまざまな備品や消耗品が日常的に使われています。こうした商品の購入や発注は、単純な作業に見えるかもしれません。

しかし実際には、見積の取得や書類の作成、承認手続き、請求書の処理など、複数の事務作業が発生します。そのため、担当者にとっては目立たないものの手間がかかる業務として、日々の仕事の負担になっていることも少なくありません。

ということで今回は、購買管理システムOffSide（オフサイド）を運営するトライアンフ21と共同で、事前調査で「会社で備品や消耗品の購入・発注に関わったことがある」と回答した全国の男女160名を対象に「職場の"備品購入の事務作業負担"」についてのアンケートをおこないました。

※本プレスリリースの内容を引用される際は、以下のご対応をお願いいたします。
・引用元が「株式会社NEXERとトライアンフ21による調査」である旨の記載
・トライアンフ21（https://www.tryumph21.co.jp/）へのリンク設置

「職場の"備品購入の事務作業負担"に関するアンケート」調査概要
調査手法：インターネットでのアンケート
調査期間：2026年3月19日～ 3月27日
調査対象者：事前調査で「会社で備品や消耗品の購入・発注に関わったことがある」と回答した全国の男女
有効回答：160サンプル
質問内容：
質問1：備品の発注・管理などの事務作業に、1週間で合計何時間ほど費やしていますか？
質問2：最も時間のかかっている事務作業はどれですか？
質問3：購買フローにおいて、事務作業に時間がかかる理由を教えてください。（複数回答可）
質問4：備品の発注・管理において、以下のようなトラブルを経験したことはありますか？（複数回答可）
質問5：あなたの職場では、備品や消耗品について「いくらで」「どこから」発注したか、他の部署や担当者がすぐに確認できる状態になっていますか？
質問6：もし一つのプラットフォーム（またはシステム連携）で『発注・見積の一元管理』『請求一本化』が完結する場合、業務効率はどの程度変わると思いますか？
質問7：備品・消耗品の購買に関して、現在困っていることがあれば教えてください。
※原則として小数点以下第2位を四捨五入し表記しているため、合計が100％にならない場合があります。

■77.5％が、備品の発注・管理の事務作業に「週1時間未満」と回答
まず、備品の発注や管理にともなう事務作業に、1週間でどのくらいの時間を使っているのかを聞いてみました。

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最も多かったのは「1時間未満」で77.5％でした。
次いで「1～5時間」が16.3％、「5～10時間」が4.4％、「10時間以上」は1.9％にとどまっています。

全体としては、週1時間未満に収まっているケースが多いものの、約2割の人が週に1時間以上を備品関連の事務作業に使っていることになります。

「5時間以上」と回答した方も6.3％と、職種や職場環境によっては、備品の購買業務が無視できない負担になっている実態がうかがえます。

■37.5％が、最も時間のかかる事務作業は「見積・発注の書類作成や伝票入力」と回答
続いて、最も時間のかかっている事務作業について聞いてみました。

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最も多かったのは「見積・発注の書類作成や伝票入力」で37.5％でした。
次いで「過去の注文・見積の履歴を探す作業」が30.6％、「請求書の処理・突合せ作業」が14.4％と続きます。

上位に挙がったのは、書類を作る作業と過去の情報を探す作業でした。どちらも特別な業務ではなく、日常的にくり返される基本的な事務作業です。だからこそ、1回ごとの負担は小さく見えても、積み重なることで大きな手間になっている様子がうかがえます。

■38.1％が、事務作業に時間がかかる理由として「価格比較が簡単ではなく、手間がかかっている」を選択
続いて、購買フローにおいて事務作業に時間がかかる理由を聞いてみました。

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最も多かったのは「価格比較が簡単ではなく、手間がかかっている」で38.1％でした。
次いで「アナログの紙伝票記入またはExcel手入力作業が多い」が25.0％、「納品書や請求書を保管・ファイリングする数が多い」が19.4％でした。

複数の業者やECサイトを見比べながら、条件に合う商品を探す作業に手間を感じている人が多いことがわかります。また、紙の伝票やExcelへの手入力といったアナログな作業が今も多く残っている点も見逃せません。

■30.0％が「注文したのに注文できていなかった（発注漏れ）」のトラブルを経験
続いて、備品の発注や管理で経験したトラブルについて聞いてみました。

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最も多かったのは「注文したのに注文できていなかった（発注漏れ）」で30.0％でした。

次いで「注文内容を間違えてしまい、修正できないまま納品された（発注間違い）」が25.0％、「発注状況・納品状況がすぐに分からず、社内・発注先への催促対応に追われた（管理不足）」が16.3％と続きます。

上位に挙がったのは、発注漏れや発注間違いといった基本的なミスでした。日常的に発生する業務だからこそ、確認不足や情報管理のずれがそのままトラブルにつながりやすいことがうかがえます。

こうしたミスは、備品が必要なタイミングに間に合わないだけでなく、確認や再発注の手間も増やします。業務の遅れや余計なコストにもつながるため、見過ごせない課題といえそうです。

■56.9％が、発注情報を「すぐに確認できる」と回答
続いて、備品や消耗品の発注情報について、価格や発注先などをほかの部署や担当者がすぐに確認できる状態かどうかを聞いてみました。

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最も多かったのは「すぐに確認できる」で56.9％でした。
次いで「自分では確認できないが、担当者に聞けば確認できる」が30.6％、「確認手法がないまたは不明のため、確認できない」が7.5％、「決算や棚卸時期にしか確認できない」が5.0％となっています。

半数を超える人が「すぐに確認できる」と回答した一方で、残りの約4割は確認までに手間や時間がかかっていることになります。必要な情報を誰でもすぐに確認できる仕組みづくりが、業務を滞らせないための重要なポイントといえそうです。

■68.7％が、発注・見積の一元管理で「業務効率が改善する」と回答
最後に、一つのプラットフォームやシステム連携で「発注・見積の一元管理」や「請求一本化」が完結する場合、業務効率はどの程度変わると思うか聞いてみました。

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「大きく改善する」が30.6％、「やや改善する」が38.1％で、合計68.7％が業務効率の改善を期待していることがわかりました。「変わらない」は31.3％でした。
約7割が、一元管理による業務改善に期待を寄せている結果となりました。

現在困っていることについても聞いてみたので、一部を紹介します。

備品・消耗品の購買に関して、現在困っていること
・請求用紙が紙管理なこと。（30代・男性）
・どこのサイトが一番安いのかが不明。（40代・女性）
・何に困っているかがわからないくらい面倒。（40代・男性）
・デジタル化が遅れている。（50代・男性）
・購入先が多く手間がかかる。（60代・男性）

回答からは、紙での管理が残っていることやデジタル化の遅れ、価格比較のしづらさ、購入先の多さによる煩雑さなど、さまざまな課題が見えてきました。日々の小さな負担が積み重なり、全体の業務効率を下げている職場も少なくないようです。

■まとめ
今回の調査では、備品の発注や管理にともなう事務作業の負担が具体的に見えてきました。週1時間未満で対応している方が多い一方で、書類作成や履歴検索、価格比較といった作業に手間を感じている方も少なくありません。

また、発注漏れや発注間違いなどのトラブルも一定数発生しており、日々の業務のなかで見過ごせない課題になっていることがわかりました。発注情報の確認が担当者任せになっている職場も4割以上あり、情報管理の属人化も課題の一つといえます。

発注から請求までを一括で管理できる仕組みを検討することが、業務効率化への第一歩になるのではないでしょうか。

トライアンフ21が提供する購買管理システム「OffSide（オフサイド）」は、こうした購買業務フロー全体のDX化を支援します。

従来の社内購買ルールに合わせて見積・発注・検収までの購買フローをカスタマイズでき、適切な一元管理により研究開発現場の迅速な意思決定とストレスのない購買管理をサポートします。

＜記事等でのご利用にあたって＞
・引用元が「株式会社NEXERとトライアンフ21による調査」である旨の記載
・トライアンフ21（https://www.tryumph21.co.jp/）へのリンク設置

【トライアンフ21について】
運営会社：株式会社トライアンフ・ニジュウイチ（TRYUMPH 21 Co., LTD.）
代表取締役社長：上田俊明
所在地：〒220-6007　横浜市西区みなとみらい2-3-1
TEL：045-900-1488
URL：https://www.tryumph21.co.jp/

【株式会社NEXERについて】
本社：〒170-0013 東京都豊島区東池袋4-5-2　ライズアリーナビル11F
代表取締役：宮田裕也
URL：https://www.nexer.co.jp
事業内容：インターネットリサーチ、SEO、WEBブランディング、レビューコンテンツ、リアルショップサポート、WEBサイト制作

プレスリリース提供：PR TIMES

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