【新機能紹介】eformsignのワークフロー機能が「AI」でさらに進化、契約・申請業務をよりスマートに自動化
日本フォーシーエス株式会社
申請から保管までを一元化。業務フローをそのままデジタル化
日本フォーシーエス株式会社（東京都港区、代表取締役：南 昌龍）が提供する電子契約サービス「eformsign（イーフォームサイン）」は、文書の作成から署名・保管に至るまでの全プロセスを、自由に組み合わせて設計できる「ワークフロー」機能を提供しています。
業務プロセス全体のデジタル化を実現する本機能についてご紹介します。
【背景】非効率な契約業務をワークフローで解決
多くの企業において、非効率な業務プロセスが現場の負担になっていることと思います。見積稟議書・雇用契約書・秘密保持誓約書など、定期的に発生する申請業務は、確認依頼、ハンコ出社、差戻し対応…こうした作業が積み重なることで、業務の遅延やミスが生じやすくなります。
こうした課題に対し、eformsignが提供する「ワークフロー」機能は、文書処理の一連の流れを事前に定義することで業務を自動化し、担当者の負担を大幅に軽減します。
eformsignのワークフローは、文書の作成から署名・保管に至るまでの「業務プロセス全体を一つにまとめた仕組み」となります。文書作成から署名・保管までの各ステップや承認順序を予め設定し、複数の関係者が関わる複雑な申請業務もスムーズに運用できます。
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基本構成は「開始 → 完了」のシンプルな流れで、その間に必要な担当者を柔軟に追加できます。
- 確認・承認者
文書の内容を確認し、承認や差戻しを行います。承認すると次のステップへ、差し戻すと前のステップへ戻ります。
- 入力・署名者
必要事項の入力や署名・捺印を行う。状況に応じて承認・差し戻し対応も可能です。
- 進捗確認者
承認・署名を行わず、進捗状況をリアルタイムで確認できます。完了後の文書も閲覧可能です。
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【AIアシスタント機能】入力項目の配置からワークフロー設定まで一括自動化
2026年1月に新機能としてAIアシスタント機能を導入いたしました。入力項目の作成からワークフロー設定までを一貫して支援できる機能となっており、今回のアップデートでは「より賢く進化したAIアシスタント」として機能が強化され、複雑なワークフロー設計をより直感的かつ自動的に構築できるようになりました。
AI機能の高度化により、各業界で利用される紙帳票を高精度に解析できるようになり、帳票作成に必要な担当者や承認フローをワークフローとして自動生成できるようになりました。さらに、ワークフローに応じた入力項目の配置や入力権限も自動で設定できます。
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AIアシスタント機能に関するプレスリリース記事はこちら
【活用事例】採用業務をワークフローで一元化
新入社員の雇用契約書プロセスにも活用できます。従来は、条件確認から署名回収まで複数の書類や担当者をまたいで進める必要がありましたが、eformsignでは一つのワークフローで完結します。
(ステップ 1) 採用担当者が合意した労働条件をもとに、部署長・代表者へ確認依頼を送付
(ステップ 2) 承認された内容をもとに、採用担当者が雇用契約書を作成
(ステップ 3) 入社予定者が内容を確認し、電子署名
(ステップ 4) 人事部が最終確認後、電子押印を行い完了
■ ワークフロー設定の主な特長
1）参加者数に制限なし！順序や人数の制約なく柔軟に設定
文書に関わる人数に制限はなく、承認や署名の順序も設定できます。複数の承認ルートが必要な業務にも柔軟に対応可能です。
2）閲覧範囲を制御できる
社外の関係者には必要な情報だけを表示するなど、役割に応じた細かな設定が可能です。機密情報を守りながら、スムーズな業務運用を実現します。
3）社内外の関係者へワークフローをそのまま送信
社内メンバーだけでなく、取引先や入社予定者などの外部ユーザーにもワークフローでそのまま送信できます。メールやSMSで通知され、相手は登録不要で対応可能です。社内外をまたぐ業務も、1つのフローで完結できます。
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【新機能予告】新機能を活用して、業務の効率化をさらに促進！
eformsignは2026年下半期、電子文書内の入力値を条件とするワークフロー分岐機能をアップデートする予定です。ワークフローの変更が必要な場合、新しいワークフローを作成するか、既存のワークフローを修正しなければならないという手間がありました。条件分岐のワークフローの機能アップデートにより、一度ワークフローを作成するだけで、様々な業務フローに手軽かつ柔軟に対応できるようになります。
■「eformsign（イーフォームサイン）」について
帳票作成から申請・承認・保管までを一体化したクラウド電子帳票サービスです。
PC・スマートフォン・タブレットなどから利用でき、電子署名、テンプレート作成、ワークフロー設定、文書管理などの機能を備え、自治体や企業の契約業務や申請業務の効率化を支援します。
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すべての主要機能をお試しいただける2週間の無料トライアルを提供しています。
■会社概要
会社名 ：日本フォーシーエス株式会社
所在地 ：東京都港区赤坂５丁目２−３３
設立年月日 ：2014年7月8日
事業内容 ：電子帳票開発ツール・クラウドSaaS・供給・コンサルティング
企業サイト：
https://jp.forcs.com/
お問い合わせ：03-5251-8205
営業担当者：森田
プレスリリース提供：PR TIMES
記事提供：PRTimes
