GVA TECH、法務オートメーション「OLGA」に2種類の「承認機能」を搭載
GVA TECH株式会社
内部統制の強化と業務効率化を意識した業務プロセスを「OLGA」上で再現
GVA TECH株式会社（本社：東京都港区、代表取締役：山本 俊、以下GVA TECH）が提供する法務オートメーション「
OLGA（オルガ）」は、事業部門から法務部門への相談依頼や契約書レビューの依頼申請時に、法務部門の回答承認フローを「OLGA」上で可視化する、2種類の「承認機能」を搭載したことをお知らせいたします。
本機能により、法務部門への依頼における差し戻しの工数を削減すると同時に、法務の業務プロセスを「OLGA」内で実現することで、業務効率化と内部統制の強化を実現させます。
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「OLGA」：
https://olga-legal.com/
昨今、様々なステークホルダーから、コーポレート・ガバナンスや内部統制の強化が求められる中、「誰が、いつ、どの案件を、どのような状態で承認したか」を後から説明できる業務フローの構築が求められています。
しかし実際は、法務部門への依頼状況と承認状況を確認するため、複数のツールに存在する情報を照らし合わせることが多く、ツールの往復が現場の工数を大きく圧迫していました。
＜例＞
- 法務部門への相談依頼やレビュー依頼の受付の管理ツールとは別に、承認部分のみ社内のワークフローシステムや承認用ツールを利用している。- 法務部門への依頼案件は事業部や取引先とのやり取りが生じるが、法務部門と事業部門とのやり取りがワークフローに集約されておらず承認の流れは一方通行のため、1案件で何度も起票、承認が必要になる。
こうした課題を解消するため、既存の承認プロセスをOLGA上で再現できる2つの承認機能を開発いたしました。
「チーム内承認機能」とは、各案件の対応方針や契約書について、「OLGA」上で法務部門のチームメンバーや上長へ承認依頼ができる機能です。
承認のプロセスを「OLGA」上に残すことで、「法務が案件をチェックした」「法務部長が事業部に対する法務回答として承認した」という経緯を正確に可視化することが可能になります。
ファイルだけでなく直接入力したテキストも承認対象として選択でき、承認依頼を受けた人はコメントを添えて「承認」または「却下」の意思表示を行うことができます。
また、複数名の承認者設定や、案件一覧での進捗確認にも対応しております。
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「依頼前承認機能」とは、事業部門が法務部門へ案件を正式に依頼する前に、依頼者側（事業部門）で行われる承認フローを「OLGA」上で完結させることができる機能です。これにより、「事業部側でこの案件を把握していること」「法務部門に依頼すべき案件であるという判断があったこと」という証左を残しておくことができます。
依頼者側（事業部門）は、普段の依頼フォームから承認者とコメントを指定するだけで承認の申請ができ、承認者へメール・Slack・Teamsのいずれかで通知が届きます。依頼者はもちろん、承認者も「OLGA」のアカウントは不要なので、アカウント付与の手間や承認者変更の管理も不要です。
依頼を受ける担当部署（法務部門）は事業部門側で「承認済みの案件」のみを受領できるようになり、未承認の案件への対応を防ぎます。
また、これまでメールやチャット、口頭で行われていた事前承認の履歴を「OLGA」上に集約することで、「誰がいつ承認したか」という証跡を案件に紐づけて即座に確認することが可能になります。
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GVA TECHは、今後も顧客起点で開発を進め、法務部門にとどまらず全社で活用しやすいサービスの提供を目指してまいります。あわせて、「OLGA」全体の機能間連携も一層強化し、法務業務の更なる自動化と効率化を実現することで、企業の競争力強化に貢献してまいります。
法務オートメーション「OLGA」は、依頼受付から契約管理・ナレッジ活用まで、分散した法務業務を一気通貫で自動化するリーガルテックのクラウドサービスです。
外部ツールとの柔軟な連携により、これまでバラバラに管理されていた情報や業務フローを統合し、単なる業務の効率化にとどまらず、「人にしかできない判断」に集中できる仕組みの構築を支援します。
実際に導入効果として、ある企業では、年間1万件以上あったExcelでの管理・ファイル格納の工数がゼロになりました。
また、年間約2,700件あった法律相談が900件以下に減少するなど、大幅な業務効率化と生産性向上を実現しています。
「OLGA」詳細はこちら
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■GVA TECH会社概要
会社名 ：GVA TECH株式会社
代表取締役：山本 俊
本社所在地：東京都港区虎ノ門3-4-7 虎ノ門36森ビル 8階
設立日 ：2017年1月4日
資本金 ：409百万円
事業内容 ：リーガルテックサービス開発・提供
上場証券取引所：東京証券取引所 グロース市場（証券コード：298A）
URL ：
https://gvatech.co.jp/プレスリリース提供：PR TIMES
記事提供：PRTimes
