帝国不動産、入居者への案内品質向上へ向けロボットコールセンターを導入
帝国不動産
入居者への早期案内で、更新・支払い手続きの負担軽減へ／定型的な連絡業務を自動化し、担当者が個別対応に注力できる体制を構築
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帝国不動産株式会社（本社：東京都中央区、代表取締役社長：木本啓紀、以下「帝国不動産」）は、賃貸管理やリーシング業務を担うプロパティマネジメント本部において、入居者への案内品質向上と賃貸管理業務の効率化を目的に、株式会社グリーン・シップが提供するロボットコールセンターを導入し、2026年6月より銀座支店でトライアル運用を開始しました。
近年、賃貸住宅市場では、更新時の賃料改定対応や管理受託戸数の増加に伴い、更新手続きや支払いに関する案内業務が増えています。こうした手続きは、入居者にとっても日々の生活の中で見落としやすく、対応が後回しになることがあります。
今回導入するロボットコールセンターでは、自動音声による電話案内やSMS送信を通じて、必要な情報を適切なタイミングで届けます。これにより、入居者の手続き忘れや行き違いを減らすとともに、担当者が、より丁寧な対応が必要な個別相談や状況確認などの業務に時間を使える体制を目指します。
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帝国不動産では、管理受託戸数の増加に伴い、更新や事務手続きの案内業務が増加しています。
特に賃料改定を伴う更新の割合は、2022年時点では全体の約20％でしたが、2026年には約67％まで拡大しました。更新合意書の回収や更新料の案内など、入居者への連絡機会も増えています。契約の電子化を進める一方で、書類返送の確認や支払いに関する案内など、入居者一人ひとりに応じた丁寧なフォローの重要性も高まっています。
こうした中、電話による定型的な連絡業務が担当者の大きな負担となっていたため、当社では定型的な案内の自動化を推進。入居者への連絡をより迅速かつ確実に行う体制づくりを進めています。
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ロボットコールセンターは、更新手続きや支払い案内の対象者リストをアップロードすることで、自動音声による電話案内を行うサービスです。電話がつながらなかった場合にはSMSを自動送信し、必要な案内を届けます。また、入居者から折り返しの電話があった場合も自動音声で対応し、必要に応じて担当者へ転送します。さらに、架電日時や応答状況などの履歴を記録することで、案内漏れの防止や、その後のフォローにも活用します。
- 適切なタイミングで案内し、手続き忘れを防ぐ更新書類の返送や支払いに関する手続きは、忙しさの中で見落とされることがあります。自動音声案内やSMSを活用し、必要なタイミングで継続的に案内することで、入居者の手続き忘れや行き違いを防ぎます。- 定型的な連絡業務を自動化し、個別対応の時間を増やす電話案内や折り返し対応などを自動化することで、担当者は個別相談や状況確認など、人による対応が必要な業務により多くの時間を使えるようになります。- 年間約281万円相当の工数削減を試算帝国不動産では、更新手続きや支払い案内に関する電話対応について、年間約1,100時間超の工数が発生していると試算しています。ロボットコールセンターの導入により、年間約281万円相当の工数削減効果を見込んでいます。
今回の取り組みは、プロパティマネジメント本部内で行われた現場責任者との打ち合わせの中で挙がった提案をきっかけに検討が始まりました。
東京賃貸管理部次長・小山は次のようにコメントしています。
「更新書類の返送やお支払いに関するご案内は、忙しさの中で見落とされてしまうこともあります。ご案内が遅れることで、入居者様側でも『気づかなかった』『対応しようと思っていた』というケースが発生してしまうため、できるだけ早いタイミングで継続的にご案内することが重要だと考えています。定型的なご案内を自動化することで、担当者は個別相談や状況確認など、より人による対応が必要な業務に時間を使えるようになります。結果として、入居者様への対応品質向上にもつなげていきたいと考えています」
まずは銀座支店でトライアル運用を行い、運用フローや費用対効果を検証します。
今後は、更新関連業務への活用範囲拡大や、プロパティマネジメント本部全体への展開も視野に入れながら、入居者にとって分かりやすい賃貸管理体制を目指します。
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■ 帝国不動産株式会社について
2026年5月、株式会社アーキテクト・ディベロッパーより社名変更。帝国不動産は、「美しい暮らし方を住まいから」を企業理念に掲げ、賃貸集合住宅の開発・管理を一社一貫体制で手掛けているのが特長です。データ駆動型の経営とファイナンスのプロ集団の専門知見、そして社員の情熱を原動力に、オーナー・投資家・居住者へ「最善の答え」となる価値を提供しています。今後は、50年、100年先まで見据えた暮らしと資産のパートナーとして、次代の地域の未来を共創することを目指しています。
詳細
https://teikokufudosan.jp/
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プレスリリース提供：PR TIMES
記事提供：PRTimes
