紙書類の電子化ニーズを調査、複合機のスキャン相談71件を分析【OFFICE110】
株式会社ベルテクノス
株式会社ベルテクノスが運営するOFFICE110は、複合機（コピー機）関連の問い合わせログをもとに、紙書類の電子化・保存・共有に関する相談実態と、導入前に確認すべき判断軸を調査しました。
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株式会社ベルテクノスが運営する法人向けOA機器サービス「OFFICE110」は、2022年12月7日～2026年2月28日の相談データをもとに、複合機・コピー機のスキャン機能に関する相談傾向を分析しました。
新規問い合わせログ851件のうち、スキャンに関する相談は71件（約8.3%）確認され、紙書類のPDF化だけでなく、保存先・共有方法・ネットワーク環境・保守対応まで含めた確認ニーズがあることが分かりました。
なお、本調査は、中小企業担当者や事務所移転・入れ替えを検討する事業者が、スキャン機能付き複合機を選ぶ際に確認しづらい項目を整理し、導入後の保存先設定・共有フォルダ接続・ネットワーク設定に関する認識差を防ぐことを目的としています。
■ 調査実施の背景
複合機（コピー機）の導入では、印刷・コピー・FAX機能だけでなく、紙書類を電子化するためのスキャン機能も重要な確認項目になります。実際の問い合わせ記録でも、「紙の書類をPDFにしたい」「スキャンしたデータを共有フォルダに保存したい」「今のパソコンやネットワーク環境で使えるか確認したい」といった相談が寄せられていました。
背景には、契約書、請求書、申込書、図面、FAX文書など、紙で残っている書類を社内で扱いやすくしたいという業務上のニーズがあります。特に、複数人で同じ書類を確認する企業では、単にスキャンできるだけでなく、保存先や共有方法まで含めた運用設計が必要になります。
一方で、スキャン機能付き複合機を導入しても、保存先が担当者のパソコンだけになっている、共有フォルダに送れない、権限設定が整理されていないといった状態では、電子化の効果を十分に得られない可能性があります。
こうした実態を把握するため、OFFICE110では2022年12月7日～2026年2月28日に寄せられた相談傾向をもとに、複合機導入時の「スキャン」に関する相談傾向を調査しました。
■ 調査結果1
複合機（コピー機）関連の新規問い合わせログ851件を分析したところ、「スキャン」に関する相談は71件確認され、全体の約8.3%を占めました。
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この結果から、複合機の導入相談では、印刷・コピー・価格だけでなく、紙書類を電子化して業務で活用したいというニーズも一定数存在することが分かります。
実際の相談では、「紙の書類をPDF化したい」という要望に加えて、スキャンしたデータをどこに保存するか、社内でどのように共有するか、現在のパソコンやネットワーク環境で問題なく使えるかといった確認も見られました。
つまり、スキャン相談は「スキャンできる機種があるか」という単純な機能確認にとどまらず、保存先の設定、共有フォルダとの接続、利用端末、導入後の保守対応まで含めた運用面の相談として発生していると考えられます。
■ 調査結果2
スキャンに関する複合機相談では、スキャン機能の有無だけでなく、保存先、共有方法、利用端末、ネットワーク設定に関する不安も確認されました。
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相談記録を整理したところ、代表的な悩みとして、
・「紙を減らしたい」
契約書や請求書などの紙書類をPDF化し、保管や共有をしやすくしたい
・「保存先を決めたい」
スキャンしたデータをパソコン、共有フォルダ、クラウドなど、どこに保存するのがよいか確認したい
・「社内で共有したい」
担当者だけでなく、複数人が同じスキャンデータを確認できる運用にしたい
・「設定や接続が不安」
ネットワーク設定、利用端末、共有フォルダ設定、保守対応まで含めて問題なく使えるか確認したい
といった内容が見られました。
この結果から、スキャン相談は単なる「読み取り機能があるか」という確認ではなく、紙書類を電子化した後の保存・共有・運用まで含めた導入前の確認として発生していることが分かります。
そのため、複合機導入時には、スキャン機能の有無だけでなく、どの書類を電子化するのか、どこに保存するのか、誰が確認するのかを事前に整理することが重要です。
■ 調査結果から見える示唆
今回の調査では、スキャン機能に関する相談が、単なる「紙をPDF化する機能」の問題ではないことが分かりました。
企業や事業者がスキャン機能付き複合機を検討する背景には、紙書類を減らしたいという理由だけでなく、電子化したデータを社内で共有しやすくしたい、必要な書類を後から探しやすくしたい、現在のネットワーク環境で問題なく使えるか確認したいという事情があります。
また、相談内容からは、共有フォルダやNASへの保存、クラウド利用、MacやWindowsなど利用端末への対応、設定サポートや保守範囲まで含めて確認したいという運用面の不安も確認されました。
そのため、複合機導入時には、スキャン機能の有無だけでなく、電子化したい書類、保存先、共有方法、利用端末、ネットワーク環境、保守・設定サポートまで含めて比較することが重要です。
■ 監修者コメント
株式会社ベルテクノス 営業部長 千々波 一博
スキャン機能は「付いていれば十分」と考えられやすい機能ですが、実際の現場では、読み取った後のデータをどう扱うかが重要になります。
重要なのは、スキャンできる機種を先に選ぶことではなく、どの書類を電子化するのか、どこに保存するのか、誰が確認するのかを整理することです。保存先や共有方法が曖昧なまま導入すると、スキャンはできても業務で使いにくい状態になる可能性があります。
今回の調査データを公開した背景には、複合機を導入する企業担当者が、機能の有無だけでなく、導入後の保存先設定・ネットワーク接続・保守対応まで含めて比較できるようにする目的があります。
見積もり前にスキャン後の運用を整理することが、透明性の高い提案と、導入後のミスマッチ防止につながると考えています。
▼本調査の完全版レポート（詳細グラフ・解説）はこちら
https://office110.jp/copy/knowledge/point/mfp-scan-paperless-needs/
■ 会社概要・問い合わせ先
会社名: 株式会社ベルテクノス
サービス名: OFFICE110（オフィス110）
代表者: 代表取締役 中嶋 大介
所在地: 福岡県福岡市中央区薬院3-11-3 TSビル6F
事業内容: OA機器販売、施工、保守、メディア運営
【本リリースに関する報道お問い合わせ先】
OFFICE110（オフィス110）
URL：
https://office110.jp/
電話番号：0120-595-110
お問い合わせフォーム：
https://office110.jp/contact/
株式会社ベルテクノス
URL：
https://www.bell-group.co.jp/
電話番号：092-791-4163
お問い合わせフォーム：
https://www.bell-group.co.jp/contact/
【調査概要】
・調査機関：株式会社ベルテクノス（OFFICE110）
・調査対象：OFFICE110に寄せられた、複合機の導入・入れ替え・見積もり・保守・カウンター料金・スキャン機能に関する新規問い合わせログ
・有効回答数：851件
・調査期間：2022年12月7日～2026年2月28日
・調査方法：社内に蓄積された新規問い合わせログおよび長期相談記録を対象に、問い合わせ内容・テーマタグ・相談傾向を突合し、AIテキストマイニングおよびキーワード抽出で分析
・算出方法：1問い合わせを1件として集計し、スキャン機能、紙書類の電子化、保存先、共有フォルダ、ネットワーク接続、保守対応などに関する相談を、直接一致・準一致・文脈一致で抽出
・抽出結果：新規問い合わせログにおける「スキャン」関連相談71件、構成比約8.3%
・補足：新規問い合わせログを主データ、長期相談記録を顧客不安・相談背景・現場感の補助データとして扱い、集計値は対象データごとに区別しています。
プレスリリース提供：PR TIMES
記事提供：PRTimes
