【導入事例】G-FACTORY、RakuVisaを約2年間運用。社内システムとの連携と行政書士との協働で「1日でも早い入社」を支援
RAKUVISA株式会社
社内システムとのデータ連携で二重入力を削減。行政書士による入管庁オンライン申請までをRakuVisaで一元化し、自社雇用と支援外国人のビザ申請管理を全社運用
RAKUVISA株式会社（本社：東京都渋谷区、代表取締役：木本佑史、以下「RAKUVISA」）は、G-FACTORY株式会社（本社：東京都新宿区、以下「G-FACTORY」）における、在留資格申請支援プラットフォーム「RakuVisa」の導入事例インタビューを公開しました。
G-FACTORYは、飲食事業を展開するとともに、登録支援機関として外国人材の就労支援にも取り組む東証グロース市場上場企業です。自社で外国人材を雇用する立場と、登録支援機関として受け入れ企業を支援する立場の両面を持っています。
同社がRakuVisaを導入したのは約2年前です。現在は、自社の社内システムとのデータ連携から、行政書士による確認・申請までを一つの業務フローに組み込み、毎月多数の申請サポートを安定的に運用しています。
今回、G-FACTORY 執行役員 Human Solution事業部長の藤後 徹平氏に、導入の背景、約2年間の運用を通じて得られた効果、今後期待する機能について話を聞きました。
[画像:
https://prcdn.freetls.fastly.net/release_image/47817/24/47817-24-1a84a0a9c3213bd78097575899b1a1a6-2330x1708.png?width=536&quality=85%2C75&format=jpeg&auto=webp&fit=bounds&bg-color=fff ]
G-FACTORY 執行役員 Human Solution事業部長の藤後 徹平氏
RakuVisaを導入する以前、G-FACTORYでは、他社の申請システムを利用していました。柔軟に運用できる仕組みではあったものの、自社の基幹業務との接続には課題があったといいます。
G-FACTORYでは、外国人材に関する情報を自社の社内システムで一元管理しています。社内システムに登録した情報を、在留資格申請のために別のシステムへ改めて入力することは、担当者の負担になるだけでなく、転記ミスが生じる要因にもなっていました。
「業務をシステム化するのに、別のシステムへ何度も転記するのであれば、結局無駄が残ってしまいます。社内システムで整えた情報を、『この人を進めて』とRakuVisaへ連携できるので、転記による誤差がなくなり、無駄な時間もかなり省けると感じました」
導入の検討段階では、RAKUVISA代表の木本も参加し、社内システムとのデータ連携を含む具体的な運用設計について協議しました。
「木本さんはシステムにも詳しく、かなり踏み込んだ話ができました。これならすごく便利になる。属人化していた部分も減らせますし、よりスピーディーに、より正確に対応できる。それなら進めてみましょう、という形でスタートしました」
既存の業務フローを大きく変えるのではなく、すでに社内で管理している情報を活用しながら、在留資格申請へ接続できること。この点が、RakuVisa導入の大きな決め手となりました。
導入に向けた社内稟議についても、大きな難航はなかったといいます。
「もちろん社内には上げましたが、自信を持って提案できるものでした」
導入を決めたもう一つの理由が、受任した行政書士がRakuVisa上から出入国在留管理庁（以下、入管庁）のオンライン申請へ進められる仕組みでした。
「当時、担当者と二人で衝撃を受けました。打ち合わせの後に、『あれ、本当なの？ 入管のシステムとつながって申請できるの？』と確認し合ったほどです」
一般的な申請書類作成ソフトでは、作成したCSVデータや書類ファイルを出力した後、入管庁側のシステムへ改めてアップロードする工程が発生する場合があります。
RakuVisaでは、受任した行政書士がシステム上で申請内容を確認し、面談を行い、必要な書類を作成したうえで、入管庁のオンライン申請へ進むことができます。データや添付ファイルを別のシステムへ移し替える工程を減らせるため、転記やファイル取り違えのリスクを抑えながら申請を進められます。
「本来であれば、システムから出力したデータを入れ直したり、添付ファイルをアップロードしたりする作業が発生します。それをしなくていいのは大きい。行政書士側の作業が減れば、その分、申請も早く進みます」
藤後氏は、行政書士の業務効率化は、行政書士だけのメリットではないと話します。
「私たちからすると、行政書士の方の事務的工数が少しでも減るということは、申請のスピードが上がることを意味します。部門では『1日でも早い入社』を掲げています。1日でも早く入社してもらうためには、1日でも早く申請することが必要です」
在留資格申請までの工程を短縮することは、外国人材本人だけでなく、人材の受け入れを待つ企業にとっても大きな意味を持ちます。
G-FACTORYでは、申請に必要となる基礎情報の回収やファイルの登録、所属機関とのやり取りなどを、複数の担当者で分担しながら申請支援業務を進めています。
「業務を分担すると、どうしても情報連携の課題が出てきます。RakuVisaを使うことで、そこはかなり解消されました」
RakuVisaでは、登録支援機関の担当者が回収できる範囲を、氏名、住所など、客観的な事実情報に限定しています。法令上の評価や専門的な判断を伴う項目については、受任した行政書士のアカウントでのみ確認・編集ができ、書類として作成できる権限も厳密に分離されています。
権限を分けたうえで、申請に関わる情報とやり取りを同じシステム上で共有できることが、日々の申請支援業務を支える基盤になっています。
RakuVisaでは、利用企業から寄せられた要望をもとに、継続的に機能や画面の改善を行っています。インタビューでは、リニューアル後の画面についても話が及びました。
「久しぶりに開いたら、すごくかっこよくなっていて感動しました」
特に現場から評価されているのが、メイン画面のダッシュボードです。追加対応が必要な案件数、修正依頼のある案件数、行政書士との未読チャット数などを、ダッシュボード上でまとめて確認できます。
「現場のメンバーからは、ダッシュボードを見ただけで、追加対応が必要な案件数や修正が必要な件数、未読の状況を一元的に把握できるのがすごくいい、という声がありました」
行政書士とのコミュニケーションについても、変化がありました。
以前は、スプレッドシート、メール、チャットツールなどを併用していましたが、RakuVisaでは、行政書士とのやり取りが申請案件ごとに整理されます。
「一つの案件に対して、やり取りの履歴がまとまって表示されます。以前のように、どのツールで、どの案件について、どのようなやり取りをしていたのか分からなくなることがありません」
管理職である藤後氏が、個別案件の状況を確認する際にも役立っています。
「私が、何か問題が起きていないか確認しに行くときも、すごく探しやすいんです」
関係者や案件数が増えるほど、過去のやり取りを後から確認できることの重要性は高まります。申請案件ごとに確認事項や回答の履歴が残ることで、日々の確認にかかる手間を減らせるだけでなく、誰が、いつ、どのような確認を行ったのかを把握しやすくなります。
藤後氏は、法令と実務の両方を踏まえながら、利用企業にとって現実的な運用を考えるRAKUVISAの姿勢について、次のように話します。
「法令とシステムがこうだから、これはできる、これは駄目、とただ伝えるだけではなく、適正な範囲でどこまでできるのが一番よいのかを理解して動いてくれます。使い手側の気持ちを分かったうえで対応してもらえることは、本当に助かっています」
法令や制度に関する情報を早く把握し、システムと実務へ反映するスピードも、RakuVisaの強みとして挙げられました。
RakuVisaでは、登録支援機関が支援業務の過程で把握した事実情報を入力し、受任行政書士が申請人本人や所属機関への確認を経たうえで、専門的な確認、申請書類の作成、申請手続きを行います。申請に関わる情報とやり取りの履歴を一つのシステム上で共有しながら、それぞれの役割を明確にすることで、適正な業務運用と申請業務の効率化の両立を支援しています。
今後のRakuVisaに期待することとして、藤後氏は、変化の多い外国人雇用制度への継続的な対応を挙げました。
「特定技能をはじめ、外国人雇用に関する法改正や制度変更は非常に多いので、新しい制度に引き続きスピーディーにシステムで対応してもらえると、本当に助かります」
また、給与計算システムなど、受け入れ企業が利用する他の業務システムとの連携が進むことで、定期届出に関わる情報収集や入力作業についても、さらに効率化できる可能性があると話します。
「受け入れ企業側の給与データなどと連携し、定期届出に必要な数字を取り込めるようになれば、かなり業務が楽になると思います」
在留資格申請だけでなく、外国人雇用に関わる一連の業務を、企業がすでに利用しているシステムとつなぎながら進められることへの期待が寄せられています。
「良いものだからこそ、あまり教えたくない」
最後に、同業の登録支援機関へRakuVisaを薦めるか尋ねたところ、藤後氏から率直な回答が返ってきました。
「正直、あまり教えたくないんです。良いものだからこそ。もちろん、聞かれたら『すごくいいよ』と答えるしかない。事実そうなので」
良いものだからこそ、積極的には広めたくない。それは、約2年間にわたってRakuVisaを実務で運用してきた企業ならではの評価でもあります。
社内システムに蓄積した情報を申請業務へつなぎ、担当者と行政書士が一つのシステム上で連携する。そして、申請までの工程を短縮し、外国人材の「1日でも早い入社」につなげていく。
G-FACTORYの取り組みは、在留資格申請支援を一時的な業務効率化ではなく、外国人材の受け入れを支える持続可能な業務基盤として整備していく事例となっています。
RakuVisaについて
RakuVisaは、在留資格を取得したい外国人、雇用企業、登録支援機関、申請を行う行政書士・弁護士が、在留資格申請に関わる情報をオンラインで共有・管理するためのクラウドサービスです。
登録支援機関は、支援業務の過程で把握した本人および所属機関に関する事実情報の入力と支援業務を担います。受任した行政書士・弁護士は、申請人本人および所属機関との面談・確認を経たうえで、専門的な確認、申請書類の作成、申請手続きを行います。
申請に関わる情報、関係者間のやり取り、操作履歴をシステム上で管理することで、それぞれの役割分担を明確にし、申請プロセスの透明性と説明可能性の向上を支援します。
G-FACTORY株式会社について
G-FACTORY株式会社は、「夢をカタチに！和食を世界に！」をスローガンに掲げ、飲食業界の発展を支援する企業です。
飲食店向けの出店・経営サポートをはじめ、物件紹介、人材採用、海外進出支援など、幅広いサービスを展開しています。自社でも、うなぎ料理店「名代 宇奈とと」をはじめとする飲食店の運営や、実践的な料理人育成スクール「飲食塾」を手掛けています。
会社名：G-FACTORY株式会社
本社所在地：東京都新宿区西新宿一丁目25番1号 新宿センタービル33階
代表者：代表取締役社長 片平 雅之
設立：2003年5月20日
上場市場：東京証券取引所グロース市場
事業内容：飲食店を中心としたサービス業を展開する企業への経営サポートおよび飲食店の運営
RAKUVISA株式会社について
RAKUVISA株式会社は、在留資格申請に関わる業務をオンラインで進めるためのクラウドサービス「RakuVisa」を開発・提供しています。
外国人本人、雇用企業、登録支援機関、行政書士・弁護士など、在留資格申請に関わる関係者が適切に連携できる仕組みを提供し、外国人材が安心して日本で働き、暮らせる環境づくりを支援しています。
会社名：RAKUVISA株式会社
本社所在地：東京都渋谷区道玄坂1-21-1 渋谷ソラスタ3F
代表者：代表取締役 木本佑史
設立：2018年4月
事業内容：
・オンライン在留資格申請支援プラットフォーム「
RakuVisa」
・外国人向けオンライン日本語学習サービス「
RakuVisa Academy」
・外国籍児童向けオンライン日本語学習支援サービス「
RakuVisa School」
お問い合わせ先
RAKUVISA株式会社
RakuVisaに関するお問い合わせ
E-mail：info@rakuvisa.co.jp
※本記事に記載している企業名、担当者のコメントおよび写真は、掲載許可を得たうえで公開しています。
※本文中のコメントは、取材内容をもとに、発言の趣旨を損なわない範囲で編集しています。
※記載の所属・役職は、インタビュー実施時点（2026年6月）のものです。
プレスリリース提供：PR TIMES
記事提供：PRTimes
