【健康経営の証跡を年間で残す】施策実施・周知・参加記録の整理支援を提供開始
フラクタルワークアウト株式会社
申請直前に資料を集め直さないため、実施時点から記録を残す運用を設計
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フラクタルワークアウト株式会社は、企業が実施する健康経営施策について、企画、社内承認、従業員への周知、施策実施、参加状況、効果確認、改善内容を年間で記録する「健康経営証跡管理支援」の提供を開始します。
健康経営優良法人の申請直前になって過去のメール、参加者名簿、配布資料等を集め直す状況を防ぎ、施策を実施した時点で必要な情報を保存できる社内運用を設計します。
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健康経営の実務では、施策を実施した事実があっても、申請や経営報告に必要な記録が残っていないことがあります。
・従業員へ案内したメールが見つからない
・いつ、誰を対象に実施したか分からない
・参加人数と対象人数の定義が統一されていない
・講師資料や実施写真が個人のパソコンに保存されている
・担当者の異動・退職により保存場所が分からない
・アンケートを実施したが、集計結果が残っていない
・施策実施後の評価や改善内容が記録されていない
・申請回答と保存資料の内容が一致していない
証跡管理の目的は、申請のために資料を増やすことではありません。
施策の実施状況を組織として確認し、経営報告、翌年度の改善、担当者交代時の引き継ぎに活用できる状態をつくることです。
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本サービスでは、各施策について次の情報を整理します。
【企画・承認】
・施策名
・実施目的
・対応する健康課題
・対象者
・実施責任者
・承認者
・予算、委託先
・実施予定日
【社内周知】
・周知日
・周知対象
・周知方法
・案内メール、イントラネット、掲示物等
・再周知の有無
・参加方法
【実施記録】
・実施日時
・実施形式
・実施内容
・講師、担当者
・使用した資料
・対象人数
・申込者数
・参加者数、受講者数
【評価・改善】
・アンケート項目
・満足度、理解度
・行動意向
・実施前後の確認項目
・参加しにくかった要因
・次回の改善事項
・経営層への報告日
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証跡管理台帳を作成するだけでは、継続的な運用にはつながりません。
本サービスでは、記録ごとに次の項目を設定します。
・記録を作成する担当者
・内容を確認する責任者
・保存するフォルダ、システム
・ファイル名のルール
・更新する時期
・保存期間
・閲覧できる部署・担当者
・担当者変更時の引き継ぎ方法
・申請項目、経営報告項目との対応関係
施策実施後にまとめて入力するのではなく、企画時、周知時、実施直後、評価時など、業務が発生したタイミングで記録を更新できる運用にします。
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健康経営優良法人の申請では、回答内容に対応する資料を保存しておく必要がある項目があります。
本支援では、今年度の正式な申請書と保存資料の案内を確認し、次の内容を対応表として整理します。
・申請項目
・自社の回答内容
・回答根拠
・対応する制度・施策
・保存資料
・保存場所
・資料管理者
・不足している記録
・申請前の最終確認者
正式な申請書が公開される前は、前年度資料をもとに仮台帳を作成し、今年度資料の公開後に項目を更新します。
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参加記録、アンケート、健康相談等には、個人情報や健康情報が含まれる場合があります。
すべての証跡を同一フォルダへ保存するのではなく、利用目的、必要性、閲覧権限、保存期間等に応じて保存方法を分けます。
認定申請や経営報告では、原則として個人を特定しない集計情報を使用し、個人情報を含む資料については、企業の個人情報取扱規程や健康情報取扱規程等に基づいて管理します。
法務・労務上の判断が必要な場合は、弁護士、社会保険労務士等への確認事項として整理します。
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「BODY PALETTE」では、健康動態モニタリング、オンライン運動、eラーニング、ログブック等を通じて、健康施策の実施を支援します。
施策の実施内容、対象、参加状況、アンケート等を整理し、企業が経営報告や次回改善に使用できるレポート作成を支援します。
BODY PALETTEが企業のすべての証跡を自動的に収集・保存するものではなく、企業が保有する制度資料、社内承認記録、周知記録等は、企業側で適切に保存する必要があります。
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初回相談では、健康施策1件を対象に、証跡管理台帳のひな型を提供します。
【台帳の主な項目】
・申請項目
・施策名
・実施目的
・対象者
・実施日
・周知方法
・対象人数
・参加人数
・保存資料
・保存場所
・保存担当者
・評価結果
・改善内容
・次回更新日
※ひな型は一般的な管理項目を整理したものです。健康経営優良法人の申請に必要な保存資料は、当該年度の正式な申請書、認定要件、事務局の案内に基づいて最終確認します。
フラクタルワークアウト株式会社は、法人向け健康支援・健康経営支援「BODY PALETTE」と、厚生労働大臣認定の健康増進施設・指定運動療法施設「FRACTAL MEDICAL FITNESS」を運営するヘルスケア企業です。
会社概要
フラクタルワークアウト株式会社
所在地 東京都渋谷区神宮前1-14-34 原宿神宮の森 4F
代表者 代表取締役 高瀬雅弘
設立 2020年4月1日
資本金 5,000万円
事業内容
法人向け健康支援・健康経営支援
「BODY PALETTE」（ボディパレット）の提供
メディカルフィットネスの運営
パーソナルトレーニングジムの運営
パーソナルピラティスの運営
URL
フラクタルワークアウト公式サイト
https://fractal-workout.com/
BODY PALETTE公式サイト
https://body-palette.com/
加盟・参画・認定等
PHRサービス事業協会
健康経営アライアンス
がん対策推進企業アクション
スマート・ライフ・プロジェクト
Sport in Life
東京都スポーツ推進企業
健康優良企業「銀の認定」
問い合わせ先
フラクタルワークアウト株式会社
担当：広報／事業開発 水島由香
Email：contact-bp@fractal-workout.jp
プレスリリース提供：PR TIMES
記事提供：PRTimes
