「予約はいつものOutlook。確認は、近くのサイネージで。」日本マリタイムバンクの「KI Sign」活用事例を公開
株式会社カテナス
Outlookの会議室予約情報をサイネージに表示し、確認と更新の手間を軽減
デジタルサイネージソフト「KI Sign」の開発・販売を行う株式会社カテナス（本社：東京都中野区、以下「カテナス」）は、日本マリタイムバンク株式会社（以下「日本マリタイムバンク」）における「KI Sign」のOutlook連携機能の活用について、同社への導入事例インタビューを公開いたしました。
日本マリタイムバンクでは、会議室の予約や変更はこれまで通りOutlookで行い、空き状況や利用予定は近くのサイネージで確認する運用を実現しました。サイネージ表示のための手入力やCSV更新をなくし、日々の情報更新にかかる負担を抑えています。
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社員がサイネージで会議室の空き状況を確認している様子
インタビューを読む
導入の背景
日本マリタイムバンクでは、事務所移転を機に、社内掲示板としてデジタルサイネージを導入しました。当初はExcelなどを使って会議室の利用状況を表示していましたが、予約の変更やキャンセルが発生するたびに、表示内容を手作業で更新する必要がありました。また、Outlook上で空き状況を確認する場合も、複数の予定表から利用できる会議室を探す手間がありました。
そこで、Outlookの予約情報をそのままサイネージへ表示できる「KI Sign」のOutlook連携機能を導入しました。
予約方法を変えず、表示更新の手間を削減
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Outlookの予約情報を反映した会議室利用状況画面
「KI Sign」のOutlook連携は、新しい会議室予約システムを導入するものではありません。
予約や変更は、社員が普段利用しているOutlookで行います。Outlookに登録された情報をサイネージへ連携することで、表示用に予定を手入力したり、CSVファイルを都度アップロードしたりする必要がありません。
また、Outlookの画面をそのまま表示するのではなく、文字サイズ、色、表示項目、レイアウトなどを、設置場所や利用目的に合わせて柔軟に調整できます。
「予約はいつものOutlook。確認は、近くのサイネージで。」というシンプルな運用により、既存の業務フローを変えずに、必要な情報を確認しやすい環境を実現しています。
コメント
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日本マリタイムバンク株式会社 代表取締役 昼田様
日本マリタイムバンク株式会社 代表取締役 昼田様Outlook上でも会議室の空き状況は確認できますが、実際に探そうとすると、すぐに使える会議室を見つけるのに手間を感じる場面がありました。
Outlook連携によって、社内のモニターを見るだけで複数の会議室の空き状況を確認しやすくなり、特に急な打ち合わせの際に便利だと感じています。
株式会社カテナス 担当者
会議室の利用状況をサイネージで表示したいが、更新作業の手間はかけたくないというご相談を受け、Outlook連携による運用をご提案しました。
予約や変更はこれまで通りOutlookで行い、その情報をサイネージに反映することで、日々の更新作業を増やすことなく正確な情報共有を実現しています。今後も既存の業務ツールを活かした分かりやすく使いやすいサイネージ活用を支援してまいります。（導入支援チーム チームリーダー 河合）
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「KI Sign」のOutlook連携について
「KI Sign」のOutlook連携は、Microsoft Outlookで管理している会議室やメンバーの予定情報を、デジタルサイネージ上に表示する有償オプションです。主な特徴は以下の通りです。
・Outlookの予定情報をAPIで取得
・複数の会議室や予定を一覧表示
・文字サイズ、色、表示項目、レイアウトを柔軟に調整
・社内のお知らせや画像、動画などと組み合わせて表示可能
Outlook連携の詳細
※Outlook連携は別途有償オプションです。
デジタルサイネージソフト「KI Sign」について
「KI Sign」は、株式会社カテナスが提供する、導入後も無理なく運用を続けられる国産デジタルサイネージソフトです。画像・動画・PDFのほか、Excel・CSVやOutlookなど、普段使っているデータや業務環境を活用でき、連携するシステムや運用方法も企業ごとの要件に合わせて設計できます。フォルダへのファイル格納やExcelの更新といった日常的な操作で表示内容を更新できるため、専用操作を新たに覚える必要がなく、担当者が変わっても引き継ぎやすい点が特長です。
KI Sign サービスサイトプレスリリース提供：PR TIMES
記事提供：PRTimes
