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認証制度の提出資料に番号を付ける際の採番ルールを整理

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一般社団法人日本認定健康食品協会

認証制度に関する提出資料は、申請書、説明資料、確認記録、差替え資料など、段階ごとに文書が増えていきます。資料番号の付け方が担当者ごとに異なると、確認対象の取り違えや版の混在が起こりやすくなるため、採番ルールをあらかじめ整理しておくことが重要です。

採番では、資料区分、提出順、版番号、差替え有無を区別できる形にします。たとえば、申請書類、説明資料、添付資料、回答資料を同じ連番で扱うと、後から資料の種類を判断しづらくなります。区分ごとに番号を分けることで、確認者が対象資料を把握しやすくなります。

提出日や受領日も、番号とあわせて記録します。資料番号だけでは時系列が分からない場合があるため、管理表には作成日、提出日、受領確認日、確認担当者を記載します。差替えが発生した場合は、旧版を削除するだけでなく、差替え理由と新旧の対応関係を残します。

複数の確認者が関わる場合は、番号の発行権限を明確にしておくことも必要です。各担当者が個別に番号を付けると重複が生じる可能性があるため、共通管理表で採番し、資料名と番号を一致させる運用が現場では扱いやすいといえます。

外部へ提出する資料と内部確認用のメモは、同じ番号体系に入れるか、別管理にするかを決めておく必要があります。内部メモを外部提出資料と同じ場所へ置く場合は、閲覧範囲や送付対象を確認し、誤送付を防ぐ管理が求められます。

一般社団法人日本認定健康食品協会では、健康食品に関する情報整理、表示確認、認証制度に関する相談を受け付けています。提出資料の採番ルールを整えることは、認証制度に関する確認作業を安定させる基本的な手順です。

【本件に関するお問い合わせ】
一般社団法人日本認定健康食品協会 事務局
URL：https://www.jhfc.or.jp/
TEL：03-6284-4930
Email：info@jhfc.or.jp



配信元企業：一般社団法人日本認定健康食品協会
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記事提供：DreamNews